In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Onze contactgegevens

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

– het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

– om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

– voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruik van onze diensten, geeft u bepaalde gegevens aan ons. Dat zijn meestal persoonsgegevens. Wij verwerken niet altijd alle onderstaande gegevens. Dat is namelijk afhankelijk van welke dienst u afneemt.

Persoonsgegevens

Afhankelijk van de diensten die u afneemt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

–        officiële voornamen

–        naam

–        geboortedatum en plaats

–        adres

–        postcode en woonplaats

–        telefoonnummer

–        e-mailadres

–        geslacht

–        identiteitskaartnummer en/of paspoortnummer

–        bedrijfsgegevens Kamer van Koophandel

–        IBAN-nummer

–        inloggegevens

–        leeftijd

–        hypotheeknummer

–        hypotheekgegevens (hoogte van de lening e.d.)

–        motivatiebrief

–        CV

–        BSN-nummer

–        nationaliteit

–        burgerlijke staat

–        samenstelling huishouden

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

4. De notaris moet bepaalde (persoons-)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.

5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.

6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

–      De verwerking van het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens t.b.v. voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier) heeft als:

•  doel -> het passeren van notariële akten

•  bijbehorende rechtsgrond -> wettelijke verplichting

–      De verwerking van het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens t.b.v. passeren en bewaren van notariële akten heeft als:

•  doel -> het passeren van notariële akten

•  bijbehorende rechtsgrond -> wettelijke verplichting op grond van artikel 58 en 59 Wet op de Notarisambt

–      De verwerking het verstrekken van persoonsgegevens d.m.v. doorzending van concepten en dossierstukken aan derden met toestemming klant heeft als:

• doel -> informeren derden op verzoek van klant

• bijbehorende rechtsgrond -> toestemming

–      De verwerking van het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap heeft als:

• doel -> uitvoering in opdracht van klant

• bijbehorende rechtsgrond -> uitvoering overeenkomst

–      De verwerking het verstrekken door middel van doorzending van persoonsgegevens t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in register vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

• kenbaarheid

• bijbehorende rechtsgrond -> wettelijke verplichting (bij CLTR toestemming)

–      De verwerking het vastleggen, raadplegen van persoonsgegevens t.b.v. legaliseren van handtekeningen heeft als:

• doel -> bevestigen echtheid handtekening op verzoek van klant

• bijbehorende rechtsgrond -> uitvoering overeenkomst

–      De verwerking het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten heeft als:

• doel -> informeren en faciliteren samenwerking in de keten

• bijbehorende rechtsgrond -> toestemming

–      De verwerking het verzamelen, vastleggen, gebruiken van gegevens voor de financiële administratie t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in register vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

• kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen

• bijbehorende rechtsgrond -> wettelijke verplichting op grond van artikel 2:10 lid 3 en 4 BW, Artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en artikel 24 lid 6 Wet op de Notarisambt

–      De verwerking het verzamelen, vastleggen en bewaren van sollicitaties en cv’s vindt plaats op basis van gerechtvaardigd belang en heeft als:

• doel -> selectie personeel

• bijbehorende rechtsgrond -> toestemming van sollicitant

–      De verwerking het verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc. heeft als:

• doel -> marketing en acquisitie

• bijbehorende rechtsgrond -> toestemming

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van u hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare Registers, waaronder het Kadaster en Kamer van Koophandel

• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent

• Hypotheekadviseur of geldverstrekker in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent

• Schuldenaar

• Schenker

• Accountant of adviseur in verband met werkzaamheden met betrekking tot uw onderneming

• Testateur/Testatrice

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Hypotheeknemers

• Hypotheekadviseur (alleen met toestemming)

• Makelaars (alleen met toestemming)

• Registerhouders zoals Kamper van Koophandel, bewaarder van het Kadaster, de Rechtbank (huwelijksregister) en Centraal (Levens-) Testamentenregister

• KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie)

• Belastingdienst

• De wederpartij of andere betrokkene(n) bij uw akte of onderhands stuk

• Een (toekomstig) gerechtigde die rechten uit uw akte of onderhands stuk kan ontlenen

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Beveiligen en Bewaren van uw persoonsgegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.

Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018.